Как пройти налоговую проверку без слёз: пошаговая инструкция для подготовки

Хотя ковидный мораторий на выездные налоговые проверки ещё действует, это совсем не значит, что весь бизнес в безопасности. На самом деле мораторий распространяется только на представителей малого и среднего бизнеса и только в том случае, если компания не совершает никаких подозрительных действий, которые могли бы заинтересовать налоговую. Поэтому, несмотря на действующие ограничения контроля, предпринимателям стоит быть готовыми к внеплановым визитам инспекторов. Каким образом можно подготовиться к приезду налоговой, вы узнаете из этой статьи

Причины для назначения проверки

Название «внеплановая проверка» часто вводит людей в заблуждение и заставляет думать, будто у ФНС действительно нет никакого плана. Однако мнение о том, что внеплановые проверки проводятся в случайно выбранных компаниях – это не более чем миф. Каждой налоговой проверке предшествует тщательное изучение документации и анализ собранной информации. Для анализа ФНС использует Концепцию системы планирования выездных налоговых проверок – специальный документ, позволяющий оценить рискованность бизнес-деятельности по двенадцати критериям. Чем больше совпадений с критериями найдёт налоговая, тем выше вероятность выездной проверки. Подробнее о критериях:

Невысокая налоговая нагрузка(все фирмы и индивидуальные предприниматели). Величина общей налоговой нагрузки – соотношения всех уплаченных налогов и сборов к оборотам фирмы за определённый период – не должна быть ниже среднего значения по отрасли.
Отсутствие прибыли в течение 2 лет и более (все фирмы и индивидуальные предприниматели). Продолжительная убыточная деятельность, зафиксированная в бухотчёте, может привлечь внимание налоговой.
Низкая средняя месячная зарплата сотрудников (все фирмы и индивидуальные предприниматели). Если среднемесячная заработная плата отдельного сотрудника ниже среднего отраслевого показателя, это также заинтересует налоговую.
Ведение деятельности с привлечением большого числа контрагентов(все фирмы и индивидуальные предприниматели). Компания, которая часто заключает договоры с ненадёжными посредниками, фирмами-однодневками или работниками-инвалидами при отсутствии достаточного экономического обоснования, рискует столкнуться с проверкой.
Игнорирование сообщений налоговой(все фирмы и индивидуальные предприниматели). Отказ устранить нарушения, выявленные в процессе камеральных проверок, предоставить на проверку необходимые документы или уплатить назначенный штраф может стать причиной для повторной проверки.
Избыточность налоговых рисков (все фирмы и индивидуальные предприниматели). Если компания часто выводит деньги в оффшоры, обналичивает средства или работает с фирмами-однодневками, в налоговой могут заподозрить, что компания уклоняется от части налогов.
Смена адреса (все фирмы и индивидуальные предприниматели). Смена адреса расположения более 2 раз за год может выглядеть как попытка компании уйти от внимания ФНС.
Крупные вычеты по НДС(фирмы и индивидуальные предприниматели на ОСНО). Вычеты по НДС, превышающие 89% от начисленного налога за прошедший год, также могут вызвать подозрение инспекторов.
Рост расходов выше роста доходов (фирмы на ОСНО). Если разница между расходами и доходами увеличивается подозрительно быстро, например за счёт роста расходов или падения доходов, в налоговой захотят пообщаться с этой компанией.
Низкая рентабельность (фирмы на ОСНО). Уровень рентабельности продаж и рентабельности активов по данным бухучёта не должен быть слишком низким.
Равенство доходов и расходов(индивидуальные предприниматели на ОСНО). Подозрения возникнут, если значение уровня доходов приближено к сумме расходов или если сумма вычетов по НДФЛ составляет более 83% от суммы доходов.
Приближение к крайним значениям более 2 раз(фирмы и индивидуальные предприниматели на спецрежимах). Если в течение года компания 2 раза и больше приближается к установленным лимитам, инспекторы могут заподозрить, что показатели в отчётности специально занижаются, чтобы компания не слетела со спецрежима.

Как предугадать приезд налоговой

Хотя закон не обязывает налоговую предупреждать налогоплательщиков о грядущем визите, есть несколько легальных способов узнать о приближении инспекторов. Чтобы заранее быть готовыми к проверке, следите за повышенным вниманием налоговой к вам. Один из запросов ФНС может оказаться тем самым звоночком, который убережёт вас от неожиданного появления инспектора. На что стоит обращать внимание:

Налоговая интересуется движением средств на расчётном счёте компании;
Многие из ваших контрагентов получили запросы о предоставлении документов или уже столкнулись с выездной проверкой;
Расчётный банк просит предоставить документацию, подтверждающую легальность входящих и исходящих платежей;
Руководитель компании получил приглашение в налоговую комиссию для дачи разъяснений по финансово-хозяйственной деятельности.

Как подготовиться к проверке

Если вы поняли, что со дня на день к вам нагрянет выездная налоговая проверка, начинайте готовиться. Лучше перестараться и проверить все отчётности дважды, чем пустить всё на самотёк и упустить мелкую неточность, которая станет причиной крупных штрафов в будущем. Итак, пошаговая инструкция для подготовки к выездной проверке налоговой.

Шаг 1. Перепроверьте первичную документацию

Чёткого перечня бумаг, которые инспекторы могут затребовать, нет. Всё зависит от того, какие показатели вызвали у них подозрение. Поэтому стоит привести в порядок все документы, представляющие интерес для налоговой. Особую бдительность проявите при проверке:

кассовых и приходно-расходных документов – куда тратятся наличные деньги, в каком размере наличность сдаётся в расчётный банк;
счетов-фактур– соответствует ли их оформление действующему законодательству;
накладных – утверждены ли документы всеми необходимыми реквизитами, печатями, подписями;
актов приёма-передачи – точно ли на бумаге стоит подпись уполномоченного лица, например руководителем отдела или главным бухгалтером;
авансовых отчётов и товаросопроводительных документов – соответствует ли оформление действующему законодательству;
документов, подтверждающих налоговые льготы – каждая ли льгота подтверждается соответствующей отчётностью;
штатного расписания – соответствуют ли даты и время подписания документов режиму отдыха и расписанию отпусков, установленным для каждого сотрудника. Целью всех документов должно быть получение законной прибыли. Суммы договоров должны соответствовать рыночным расценкам и иметь экономически разумное обоснование. Компаниям, перешедшим на электронный документооборот, следует указать это в учётной политике. Если же все отчётности ведутся «вживую», убедитесь в наличии настоящей подписи на каждой бумаге. Передавая запрошенные документы инспекторам, составьте акт приёма-передачи и потребуйте расписку. Перед передачей прошейте и пронумеруйте документы, чтобы исключить возможность утери некоторых из них.

Шаг 2. Просмотрите договоры и контракты

Проверьте все документы с подрядчиками и контрагентами, чтобы убедиться, что ни один из ваших партнёров не участвует в незаконной деятельности. Если ваш контрагент окажется замешанным в нелегальных способах оптимизации налогов или в сотрудничестве с фирмами-однодневками, проблемы будут и у вас. Поэтому перед приходом налоговой соберите как можно больше документов, доказывающих добросовестность и честность ваших партнёров. Пакет предоставленных документов должен доказывать, что при выборе партнёра вы действовали осмотрительно. Подозрение налоговой может вызвать отсутствие следующих документов:

устава и учредительной документации;
свидетельства о государственной регистрации;
документов о постановке на учёт в ФНС;
решения о назначении руководителя + данных паспорта руководителя;
бухотчётности за последний налоговый период;
переписки с контрагентом о заключении крупного договора;
протоколов совещаний, докладных записок, фотографий со складов контрагента и др.

Шаг 3. Оповестите контрагентов о проверке

Во-первых, предупреждение партнёров о налоговой проверке считается хорошим тоном. Поступая так, вы можете надеяться, что и контрагенты заранее предупредят вас в случае запросов из налоговой. Во-вторых, контрагенты должны быть готовы предоставить инспекторам все документы, подтверждающие факт ведения хозяйственной деятельности. В противном случае средства, перечисленные вам контрагентами, будут признаны чистой прибылью, что грозит доначислением налогов, штрафами и пени.

Шаг 4. Подготовьте офис

Убедитесь, что почтовый, юридический и фактический адреса компании совпадают. Если нет – внесите изменения в учредительные документы или встаньте на учёт в органе ФНС по месту нахождения. Выделите отдельное помещение для проверяющих. Чем меньше посторонней информации получат инспекторы, тем лучше это для вас. Не позволяйте проверяющим свободно ходить по офисам и расспрашивать всех сотрудников. Вместо этого организуйте для инспекторов комфортное рабочее место и все запрошенные документы приносите туда. Ограничьте поток поступающей информации. Убедитесь, что на документах нет никакой посторонней информации, которая могла бы спровоцировать новые проверки и расспросы. Если на документе обнаружатся данные, не имеющие отношения к предпринимательской деятельности компании, у вас возникнут проблемы.

Шаг 5. Проинструктируйте сотрудников

Предупредите всех сотрудников о приближающейся налоговой проверке. Убедитесь, что ваши работники могут внятно и точно объяснить, чем занимается компания и в чём заключается суть работы каждого из них. Будет безопаснее, если с инспекторами пообщается бухгалтер или руководитель, а остальные сотрудники останутся незадействованными.

Как уберечься от налоговых проверок

Существует несколько правил, которые помогут избежать внимания налоговиков и дадут возможность вести предпринимательскую деятельность без вмешательства извне.

Проводите собственные проверки.Раз в отчётный период приглашайте в компанию независимого бухгалтера или аудитора, который бы проверял правильность заполнения всех отчётностей и указывал на существующие риски привлечения внимания налоговой.
Проверяйте контрагентов перед заключением договора. Чтобы не попасться на крючок фирмы-однодневки, тщательно проверьте первичную документацию контрагента, убедитесь в подлинности всех подписей и печатей, ознакомьтесь со сквозной нумерацией в счетах-фактурах и изучите отзывы о вашем контрагенте в открытых источниках. Для большей безопасности также рекомендуется вести электронный документооборот, так как он закрывает некоторые лазейки для нарушения закона.
Учитесь думать, как налоговая.Для ФНС главное – это регулярно получать от налогоплательщика установленные законом налоги. Если все документы указывают на то, что вы добросовестный налогоплательщик, вероятность неожиданного появления инспектора на вашем пороге очень невелика.

Заключение

Как видите, подготовиться к налоговой проверке совсем не так сложно, как кажется на первый взгляд. Чтобы инспектор составил о вас приятное мнение, нужно всего лишь отсутствие неточностей в документах и парочка доброжелательных сотрудников. Однако не стоит забывать, что проверка налоговой редко заканчивается без потерь. По данным ФНС, результатом 97% всех выездных проверок становится доначисление налога или штраф. Поэтому старайтесь не привлекать внимание налоговой, ведя честную и открытую документацию, и так вы сможете уберечь свой бюджет.