Как правильно оформить на работу нового сотрудника без бухгалтера

Когда штат пополнился новым сотрудником, а бухгалтер ушёл в отпуск, начинает казаться, что для оформления новичка придётся совершить невозможное. Нужно издать приказ, заполнить декларацию в налоговую, завести личное дело, сообщить в госорганы, и при всём этом ещё и подписать с подчинённым договор без описок и нарушений. А самое страшное то, что даже самая маленькая описка в документах может привести к нарушению российского законодательства и, как следствие, к крупным штрафам. Эта статья подробно расскажет обо всех шагах, из которых состоит приём на работу нового сотрудника, а также откроет несколько секретов налоговой, которые помогут сэкономить нервы и финансы.

Шаг первый – собеседование

Собеседование может проходить в любом удобном для работодателя формате: письменно или устно, очно или онлайн. Допускается проведение собеседования в несколько этапов с постепенным отсеиванием кандидатов, а также проведение групповых собеседований, когда каждый из претендентов старается показать себя в лучшем свете. Однако важно помнить, что перед собеседованием каждый соискатель должен подписать согласие на обработку персональных данных. Неважно, как проходит собеседование – в формате дружеского диалога или строгого экзамена – без согласия на обработку персональных данных результаты собеседования не будут считаться действительными.

Шаг второй – проверка претендента

Если соискатель успешно прошёл собеседование, необходимо внимательно проверить, действительно ли он подходит на это место и нет ли обстоятельств, препятствующих подписанию договора. К таким препятствием могут относиться:

Возраст младше 18 лет. Согласно российскому законодательству, несовершеннолетние не могут устраиваться на вредное или опасное производство, подземные работы (метро), а также в места, которые могут навредить их нравственному развитию, например в казино, кабаре, табачные лавки и ночные бары.
Приём женщин на мужские профессии. В Трудовом кодексе содержится перечень профессий, на которые запрещено нанимать женщин. Туда входят профессии, предусматривающие подъём и перемещение тяжестей, длительное нахождение во вредных или опасных для организма условиях.
Наличие судимости. Соискатели с судимостью не допускаются к работе с детьми и студентами, службе в воинских частях, работе в органах судебной власти и прокуратуре, аудиторской деятельности, а также к службе в авиации.
Соискатель – иностранец. Чтобы устроить к себе иностранца, большинство работодателей должны обладать специальной квотой. Это правило, однако, не распространяется на представителей востребованных профессий. Так, заключить договор с врачом, инженером, техником, актёром или журналистом может любой работодатель вне зависимости от наличия квоты.
Запрет заниматься определённой деятельностью. Если претенденту запрещено занимать определённые должности или вести определённую деятельность, его приём на работу, предполагающую занятие запрещённой деятельностью, будет расцениваться как нарушение закона. Поэтому, прежде чем подписывать договор, убедитесь, что соискатель не ограничен в своих действиях судебным решением.
Наличие инвалидности. Ряд профессий, предполагающих тяжёлый физический труд, не подходят для трудоустройства инвалидов. Кроме того, инвалидам I и II группы полагаются дополнительные льготы, такие как увеличенный отпуск и сокращённый рабочий день, что необходимо прописать в трудовом договоре.

Шаг третий – заявление о приёме и другие документы

Чтобы работодатель смог легально оформить нового сотрудника, тот обязан прежде всего подать заявление на имя руководителя компании с просьбой принять его. Заявление должно быть написано вручную в свободной форме, внутри указываются ФИО соискателя и должность. Часто работодатели заранее подготавливают шаблон заявления, чтобы облегчить будущему сотруднику жизнь. В таком случае претенденту остаётся лишь вписать своё имя и поставить подпись.

Другие документы, требуемые при приёме на работу:

Копия паспорта;
Копия СНИЛСа;
Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (если работник перешёл на электронную ТК);
Военный билет – только для состоящих на воинском учёте;
Документ о полученном высшем образовании – только для должностей, требующих специальных знаний и умений;
Справка о судимости – только для учителей, судей, пилотов итд.

Шаг четвёртый – медосмотр

Этот шаг обязателен не для всех. Законодательством РФ предусмотрен ряд профессий, приём на которые возможен только после прохождения медицинского осмотра. В этот перечень входят:

профессии, предусматривающие работу с компьютером более ½ рабочего времени;
служащие по вахтовому методу;
врачи, фельдшеры, медсёстры;
работники вредных или опасных условий труда;
водители различных транспортных средств;
спортсмены;
педагоги;
работники, занятые в пищевой промышленности.

Кроме того, обязательный медосмотр проходят все несовершеннолетние работники, вне зависимости от должности, на которую они устраиваются.

Чтобы сотрудник мог пройти медицинский осмотр, он должен получить направление от работодателя, в котором будут указаны:

наименование компании, форма собственности, контактные данные работодателя;
наименование и адрес медицинского учреждения, в котором соискатель будет проходить медосмотр;
предварительный или периодический медицинский осмотр (предварительный – для устройства на работу, периодический – для продолжения работы);
ФИО сотрудника, дата рождения, контактные данные;
профессия и должность сотрудника;
основание для прохождения медосмотра (список вредных/опасных условий труда).

На основании направления в медучреждении принимается решение о том, каких специалистов должен будет посетить работник. После успешного посещения всех врачей соискателю выдаётся справка о пригодности или непригодности к данной работе.

Шаг пятый – ознакомление с документами работодателя

Среди работодателей популярен печальный анекдот. Некий Иванов, работая в фирме ***, две недели не появлялся на работе, после чего пришёл в офис и как ни в чём не бывало приступил к работе. Возмущённый такой наглостью, начальник уволил Иванова за прогул, что было вполне обоснованным решением. Однако всё оказалось не так-то просто. Иванов обратился в суд, где потребовал восстановить его в должности, так как он не знал о необходимости ходить на работу каждый день. И хотя требование звучит абсурдно, суду пришлось удовлетворить его иск, потому что работодатель не ознакомил Иванова с распорядком работы и отдыха под роспись.

Чтобы избежать повторения такой ситуации, в интересах работодателя ознакомить нового сотрудника с содержанием всех локальных нормативных актов, которые имеются в организации, до приёма на работу. А именно с содержанием:

правил внутреннего трудового распорядка;
режима работы и отдыха;
правил хранения и использования персональных данных работников;
положения об оплате труда;
правил и инструкциями по охране труда;
должностных инструкций;
коллективного договора итд.

Шаг шестой – оформление трудового договора

Трудовой договор подписывается перед началом работы или не позднее трёх дней после. ТД подготавливается в 2 экземплярах: один для работника и один для работодателя. Трудовые договоры бывают двух видов:

Срочный. Заключается на срок не более 5 лет, подходит для сезонной или временной работы.
Бессрочный. «Обычный» трудовой договор, считается действительным до тех пор, пока одна из сторон не расторгнет его по допустимому основанию. Вся информация, зафиксированная в трудовом договоре, делится на обязательную и дополнительную. К обязательным данным относятся:
- ФИО работника и наименование работодателя;
- Сведения о документах (паспорт и ИНН);
- Дата и место заключения договора;
- Место работы (минимум – субъект РФ, максимум – конкретный адрес вплоть до этажа и номера офиса);
- Трудовая функция;
- Дата вступления в должность;
- Дата окончания (только для срочных);
- Условия оплаты труда;
- Режим работы и отдыха;
- Гарантии и компенсации за несоответствующие нормам безопасности условия труда;
- Условия труда (СОУТ);
- Характер работы (например разъездной);
- Соц. страхование.

Дополнительными данными, которые могут быть прописаны в договоре, являются:

Информация об испытательном сроке;
Обязанность неразглашения тайны;
Дополнительная негосударственная пенсия;
Обязанность проработать определённое время после обучения.

Шаг седьмой – приказ о приёме на работу

Чтобы окончательно вписать счастливчика в число штатных работников, руководитель должен издать и подписать указ об его приёме на работу. Сделать это можно не позднее трёх дней после подписания ТД. Строго установленного образца заявления не существует, однако для приказа традиционно используется унифицированный бланк Госкомстата Т-1. В приказе указываются фамилия и имя, должность и оклад нового сотрудника, дата начала работы, наименование работодателя, а также номер приказа. Бумага заверяется руководителем компании, после чего предоставляется работнику для ознакомления. Приказ регистрируют в журнале учёта приказов, а затем помещают в личное дело работника, где он и хранится в дальнейшем.

Шаг восьмой – запись в трудовой книжке

В трудовой книжке записывается краткая информация о новом рабочем месте: полное название должности, дата приёма и номер документа, на основании которого сотрудник был принят. Запись вносится в книжку не позднее 5 рабочих дней с момента приёма на работу. Если соискатель устраивается на официальную должность впервые и ещё не имеет трудовой книжки, заводить бумажную трудовую книжку нет необходимости – с 2021 г. новая трудовая книжка оформляется только в электронной форме.

Шаг девятый – сообщение о приёме сотрудника

После улаживания всех формальностей с новым сотрудником работодателю также предстоит уладить некоторые вопросы с другими органами и организациями:

Налоговая. Не позднее 1 рабочего дня с момента подписания приказа работодатель должен заполнить и сдать форму СЗВ-ТД 2022.
Военный комиссариат. В течение двух недель работодатель должен уведомить военный комиссариат о приёме на работу лица, подлежащего военному учёту.
Пенсионный фонд. Не позднее 15 числа месяца, следующего за тем, в котором новый сотрудник был принят на работу, работодатель должен подать в Пенсионный фонд форму СЗВ-М.

Заключение

Как можно увидеть, приём на работу нового сотрудника – дело совсем не простое, особенно если вы это делаете впервые. Сложность заключается в том, что за небольшой срок работодатель должен оформить и заверить огромное количество документов, подтверждающих новый статус работника. Налоговая, Пенсионный Фонд, Военный комиссариат – все эти структуры могут привлечь вас к ответственности в случае, если нужные им документы не поступят вовремя.

Даже опытному бухгалтеру порой бывает трудно справиться с обилием бумаг, которые необходимо заполнить. Что уж говорить о компании без бухгалтера. По этой причине, если вы не хотите рисковать и самостоятельно разбираться во всех тонкостях различных форм и договоров,доверьте эту работу профессионалам, которые смогут выполнить её быстро и качественно.